電子帳簿保存法とは？

PC等で作成した書類を電子データのまま保存する方法です。

紙ベースで発行・受領した書類。

電子的に授受した取引情報をデータのままで保存する方法です。

たとえばメールで請求書を送付した場合やクラウド上で契約書を作成した場合等に、電子データ保存を行います。

自社における電子取引と電子化する帳簿・書類を整理しましょう。
漏れがないよう入念に調べてください。

企業規模が大きいと洗い出しが大変ですから、経理の書類から手をつけることをおすすめします。
 

＜調査内容＞

取引書類・授受方法・保存方法・件数

紙での授受は「スキャナ保存」、電子データでの授受は「データ保存」になります。

電子データと紙の両方で書類を授受しているなら、どちらか片方に統一しましょう。
書類の重複を防ぎ、業務も簡素化できます。

原則的に、電子取引にはタイムスタンプを押すこととなっていますが、令和3年の改定で「訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け」でもOKになりました。

これにより新規システムを投入することなく、業務に合った規程及び運用方法を策定すればよくなりました。

本格的に運用を開始する前に、事務処理規定の策定と運用方法のマニュアル化を進めましょう。

なおタイムスタンプとは、第三者機関がその書類の存在証明と非改ざん証明をしてくれる刻印のことです。
導入には初期費用1万円前後と、1スタンプあたり約10円がかかります。

電子データは、「日付・金額・取引先」で検索できるようにしなければなりません。
※基準期間の売上高が1,000万円以下である場合にはこちらの検索要件は不要となります

具体的には「証憑収集・保管システム」に保存するか、国税局が示す下記いずれかの方法で保存することになります。

システムを導入するか、格納フォルダとファイル名を設定して対応しましょう。

作成したマニュアルに基づき、本格始動します。
本格的に導入となる2024年1月よりも少し早く電子帳簿保存法を導入し、少しずつ慣れていきましょう。

その際もすべての書類を一気に変更するのではなく、取引回数の少ない書類から試すことがおすすめです。

導入直後には抜け漏れやフローの見直しが発生しやすいので、細かく修正していきましょう。