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2024年1月1日から本格的に開始となる「電子帳簿保存法」。
これまでは紙ベースで保存していても問題なかったものが、電子データによる保存へと変わります。
電子帳簿保存法を正しく理解し、適切に運用できるよう準備しなければなりません。
そこで今回は、電子帳簿保存法の解説や、企業がすべきこと等をまとめました。
書類保存の電子化は避けては通れない道ですから、この機会に情報を仕入れて後れを取らないようになさってください。
電子帳簿保存法は、保存区分と書類が明確に定義されています。
保存区分は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つ。
「何を」「どのように保存するのか」を確認しましょう。
PC等で作成した書類を電子データのまま保存する方法です。
●国税関係帳簿(総勘定元帳・売掛帳・固定資産台帳等)
●国税関係書類(貸借対照表・損益計算書等)
●取引先へ渡す取引書類控(請求書・納品書・見積書・受領書等
紙ベースで発行・受領した書類。
電子的に授受した取引情報をデータのままで保存する方法です。
たとえばメールで請求書を送付した場合やクラウド上で契約書を作成した場合等に、電子データ保存を行います
電子的に授受した取引情報をデータのままで保存する方法です。
たとえばメールで請求書を送付した場合やクラウド上で契約書を作成した場合等に、電子データ保存を行います。
電子帳簿保存法に対応するため、具体的に何からするべきでしょうか。
ここでは実務に落とし込むための流れをまとめました。
自社における電子取引と電子化する帳簿・書類を整理しましょう。
漏れがないよう入念に調べてください。
企業規模が大きいと洗い出しが大変ですから、経理の書類から手をつけることをおすすめします。
<調査内容>
取引書類・授受方法・保存方法・件数
紙での授受は「スキャナ保存」、電子データでの授受は「データ保存」になります。
電子データと紙の両方で書類を授受しているなら、どちらか片方に統一しましょう。
書類の重複を防ぎ、業務も簡素化できます。
原則的に、電子取引にはタイムスタンプを押すこととなっていますが、令和3年の改定で「訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け」でもOKになりました。
これにより新規システムを投入することなく、業務に合った規程及び運用方法を策定すればよくなりました。
本格的に運用を開始する前に、事務処理規定の策定と運用方法のマニュアル化を進めましょう。
なおタイムスタンプとは、第三者機関がその書類の存在証明と非改ざん証明をしてくれる刻印のことです。
導入には初期費用1万円前後と、1スタンプあたり約10円がかかります。
電子データは、「日付・金額・取引先」で検索できるようにしなければなりません。
※基準期間の売上高が1,000万円以下である場合にはこちらの検索要件は不要となります
具体的には「証憑収集・保管システム」に保存するか、国税局が示す下記いずれかの方法で保存することになります。
システムを導入するか、格納フォルダとファイル名を設定して対応しましょう。
1. 請求書データのファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例)2023年(令和5年)10月1日に株式会社国税商事から受領した200,000円の請求書→「20231001_㈱国税商事_200000」
2. 「取引の相手先」や「○年○月」等の任意のフォルダに格納して保存する。
スキャナがなくても、スマートフォンからスキャンできるアプリもあります。
スキャン後は紙の書類を破棄することが可能となり、電子データに規定のファイル名をつけて保存します。
原則として電子取引データの保存と検索能力の確保、訂正及び削除の防止に関する事務処理規程の作成が必要です。
検索能力の確保が難しい場合は、エクセル等で索引簿を作成する等で対応します。
プリンタの備え付けも必要ですが、近隣の有料プリンタを利用できる環境であれば問題ありません。
タイムスタンプ付与方式の場合、タイムスタンプ付与後にパスワード解除されると別物扱いになる可能性があります。
しかし、パスワード解除後にタイムスタンプが押される場合は問題ない可能性が高いです。
一度にすべての書類を電子化するのは大変ですから、少しずつ電子帳簿保存法に対応していきましょう。
ざっくりとですが、紙と電子データの保存の仕方を紹介いたします。
契約書や領収書といった書類ごとに格納フォルダを作成し、下記に沿ってデータ化を進めてください。
電子帳簿保存法とは、帳簿や書類の保存方法について定められた制度です。
2024年1月1日以降は事業を営むすべての企業が対象になります。
これから電子帳簿保存法への対応に取り組む場合はここまでで紹介した内容を参考にして着実に準備を進めていきましょう。
電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子データ保存の3区分のうち、電子帳簿等とスキャナ保存については容認規程(取り組みたい事業者が任意で行うもの)、電子データ保存だけが義務規程(該当する場合には必ず要件を満たすべきもの)となります。
電子帳簿保存法に違反した場合にはペナルティが発生します。
青色申告の承認が取り消される恐れや、追徴課税となる恐れがあるため、正しい保存方法を実施して電子化への対応を進めていきましょう。
電子帳簿保存について分からないことがある場合は、当社の無料相談をぜひご活用ください。
相続や不動産売却が初めてでよく分からないという方にも分かりやすく、なるべく専門用語を使わずに説明いたしますのでご安心くださいね。
※以上は本記事を作成時点の情報に基づいております。現在の内容と異なる場合があることをご容赦ください。
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