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電子帳簿保存法とは?

2024年1月1日から本格的に開始となる「電子帳簿保存法」。

これまでは紙ベースで保存していても問題なかったものが、電子データによる保存へと変わります。
電子帳簿保存法を正しく理解し、適切に運用できるよう準備しなければなりません。

そこで今回は、電子帳簿保存法の解説や、企業がすべきこと等をまとめました。

書類保存の電子化は避けては通れない道ですから、この機会に情報を仕入れて後れを取らないようになさってください。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類をデータ保存する方法について定められた制度です。

最初に制定された際には「電子データで保存したい個人・企業」に向けた内容でした。
つまり紙ベースで保存したい場合は従来通りで良かったのです。

ところが2022年の改定により「電子取引のある企業全体」に向けた内容に大きく変更されました。
ほとんどの企業が電子帳簿保存法に則って書類保存しなければならなくなったのです。

なお2022年から2年間は、一定の条件下で書面での保存が認められることになりました。

2024年以降からは必ず導入しなければなりませんので、それまでに電子帳簿保存法の知識を蓄え準備を進めておきましょう。

電子帳簿保存法の対象者

所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存義務者が対象とされています。

具体的には、普通法人や公益法人、個人事業主等が該当します。事業規模や売上等は関係しません。

保存区分と書類一覧

電子帳簿保存法は、保存区分と書類が明確に定義されています。

保存区分は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つ。

「何を」「どのように保存するのか」を確認しましょう。

電子帳簿等保存

PC等で作成した書類を電子データのまま保存する方法です。

<電子帳簿等保存とする帳簿・書類>

国税関係帳簿(総勘定元帳・売掛帳・固定資産台帳等)

国税関係書類(貸借対照表・損益計算書等)

取引先へ渡す取引書類控(請求書・納品書・見積書・受領書等

スキャナ保存

紙ベースで発行・受領した書類。

<スキャナ保存とする書類>

電子的に授受した取引情報をデータのままで保存する方法です。
たとえばメールで請求書を送付した場合やクラウド上で契約書を作成した場合等に、電子データ保存を行います

 

電子データ保存

電子的に授受した取引情報をデータのままで保存する方法です。

たとえばメールで請求書を送付した場合やクラウド上で契約書を作成した場合等に、電子データ保存を行います。

<電子データ保存とする書類>

電子データで授受された取引情報(請求書・納品書・見積書・受領書等)

電子帳簿保存法に対応する流れ

電子帳簿保存法に対応するため、具体的に何からするべきでしょうか。

ここでは実務に落とし込むための流れをまとめました。

電子化する帳簿の整理

自社における電子取引と電子化する帳簿・書類を整理しましょう。
漏れがないよう入念に調べてください。

企業規模が大きいと洗い出しが大変ですから、経理の書類から手をつけることをおすすめします。
 

<調査内容>

取引書類・授受方法・保存方法・件数

紙での授受は「スキャナ保存」、電子データでの授受は「データ保存」になります。

電子データと紙の両方で書類を授受しているなら、どちらか片方に統一しましょう。
書類の重複を防ぎ、業務も簡素化できます。

事務処理規程を策定

原則的に、電子取引にはタイムスタンプを押すこととなっていますが、令和3年の改定で「訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け」でもOKになりました。

これにより新規システムを投入することなく、業務に合った規程及び運用方法を策定すればよくなりました。

本格的に運用を開始する前に、事務処理規定の策定と運用方法のマニュアル化を進めましょう。

なおタイムスタンプとは、第三者機関がその書類の存在証明と非改ざん証明をしてくれる刻印のことです。
導入には初期費用1万円前後と、1スタンプあたり約10円がかかります。

保存場所の確保

電子データは、「日付・金額・取引先」で検索できるようにしなければなりません。
※基準期間の売上高が1,000万円以下である場合にはこちらの検索要件は不要となります

具体的には「証憑収集・保管システム」に保存するか、国税局が示す下記いずれかの方法で保存することになります。

システムを導入するか、格納フォルダとファイル名を設定して対応しましょう。

<証憑収集・保管システムを導入しない場合の保存方法>

1. 請求書データのファイル名に、規則性をもって内容を表示する。

例)2023年(令和5年)10月1日に株式会社国税商事から受領した200,000円の請求書→「20231001_㈱国税商事_200000」

2. 「取引の相手先」や「○年○月」等の任意のフォルダに格納して保存する。

運用開始

作成したマニュアルに基づき、本格始動します。
本格的に導入となる2024年1月よりも少し早く電子帳簿保存法を導入し、少しずつ慣れていきましょう。

その際もすべての書類を一気に変更するのではなく、取引回数の少ない書類から試すことがおすすめです。

導入直後には抜け漏れやフローの見直しが発生しやすいので、細かく修正していきましょう。

よくあるご質問

紙ベースで書類を受領したらどうする?

スキャン保存しましょう。

スキャナがなくても、スマートフォンからスキャンできるアプリもあります。

スキャン後は紙の書類を破棄することが可能となり、電子データに規定のファイル名をつけて保存します。

スマートフォンでのみ電子取引を行っている場合は?

スマートフォンでの取引も電子帳簿保存法の対象です。

原則として電子取引データの保存と検索能力の確保、訂正及び削除の防止に関する事務処理規程の作成が必要です。

検索能力の確保が難しい場合は、エクセル等で索引簿を作成する等で対応します。
プリンタの備え付けも必要ですが、近隣の有料プリンタを利用できる環境であれば問題ありません。

パスワードが付与されている取引データのパスワードを解除して保存しても良い?

取引内容が変更される恐れがなく、合理的に保存されるならOKです。

タイムスタンプ付与方式の場合、タイムスタンプ付与後にパスワード解除されると別物扱いになる可能性があります。

しかし、パスワード解除後にタイムスタンプが押される場合は問題ない可能性が高いです。

交通系ICカードの支払い履歴等がダウンロードできない場合はどうする?

画面をスクリーンショットで保存するか、紙ベースの支払い履歴送付を依頼しましょう。

普段から画面で確認している取引は保存し忘れることが多いので十分ご注意ください。

具体的な書類別保存の仕方

一度にすべての書類を電子化するのは大変ですから、少しずつ電子帳簿保存法に対応していきましょう。

ざっくりとですが、紙と電子データの保存の仕方を紹介いたします。

契約書や領収書といった書類ごとに格納フォルダを作成し、下記に沿ってデータ化を進めてください。

 紙ベース電子データ
取引先から受領した書類
(請求書・納品書・見積書・受領書等)
スキャンしてデータ保存ダウンロードしてPDF形式で保存
取引先に送付した書類
(請求書・納品書・見積書・受領書等)
作成時のデータを電子データとして保存するか、スキャンしてデータ保存作成時のデータを電子データとして保存

まとめ

電子帳簿保存法とは、帳簿や書類の保存方法について定められた制度です。
2024年1月1日以降は事業を営むすべての企業が対象になります。

これから電子帳簿保存法への対応に取り組む場合はここまでで紹介した内容を参考にして着実に準備を進めていきましょう。

電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子データ保存の3区分のうち、電子帳簿等とスキャナ保存については容認規程(取り組みたい事業者が任意で行うもの)、電子データ保存だけが義務規程(該当する場合には必ず要件を満たすべきもの)となります。


電子帳簿保存法に違反した場合にはペナルティが発生します。

青色申告の承認が取り消される恐れや、追徴課税となる恐れがあるため、正しい保存方法を実施して電子化への対応を進めていきましょう。 


電子帳簿保存について分からないことがある場合は、当社の無料相談をぜひご活用ください。

相続や不動産売却が初めてでよく分からないという方にも分かりやすく、なるべく専門用語を使わずに説明いたしますのでご安心くださいね。

 

※以上は本記事を作成時点の情報に基づいております。現在の内容と異なる場合があることをご容赦ください。

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